衡水学院收文办理程序
办字〔2020〕11号
为深入推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文运转效率，根据《党政机关公文处理工作条例》和《河北省党政机关公文处理工作实施细则》，结合我校实际，特制定本程序。
一、签收。收到公文后，应当进行清点核对、签名注时。
1.工作人员收到公文后应当逐件查看密封是否完好，清点核对信封数量、信封编号、收文单位等与投递签收单记载是否相符，无误后在签收单上签名注时或者盖收文章。签名应当姓名俱全完整、清晰工整；注时应当注明收到公文的年、月、日，急件应当注明时、分。签收单一般保存2年备查。
2.明传、密传、密电传输的公文，以及上级单位直接下发的公文，应当逐页清点，核对无误后履行签收手续。
二、拆封。拆封要细心、谨慎，保持原件的完整无损。拆封后对照发文通知单，对内装公文进行清点核对。如所收公文与发文通知单上记载的公文种类、份数、文号、顺序号等信息不符，应当立即与发文单位联系查询。信封应集中存放一段时间。
三、登记。收文后应当及时登记，登记内容应当准确齐全，包括收文时间、来文单位、来文号、发文字号、标题、密级、紧急程度、份数、承办人等，并详细记载收文的经办过程。
四、承办。工作人员加公文办理呈批笺，分阅知性公文办理和批办性公文办理。党政办主任对公文认真研究后，提出拟办意见，按程序呈报主要校领导或分管校领导审阅签批。
1.阅知性公文办理，应当正确确定分送范围并分送。确定分送范围，应当按照满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求的原则，根据公文的主送机关、发布范围、内容要求和工作需要，准确提出呈报校领导范围和分送贯彻落实单位部门的拟办意见。综合性强、涉及面广的件，一般分送学校主要负责人；某一方面工作的阅件，一般分送分管校领导。
2.批办性公文办理，应当对公文进行认真分析研究，吃透文件具体内容、搞清背景意图理据，把握政策法规规定、了解以往处理做法，综合考虑部门意见、加强沟通协商协调，结合工作实际提出拟办意见。拟办意见应当紧扣内容、准确恰当、规范严谨、言简意赅，具有针对性和可操作性，包括来文内容摘要、呈报校领导范围、贯彻落实部门和单位。程序性请示，拟办意见应当提出报请主要校领导、分管校领导批示，提请会议审议等程序性建议；实务性请示，应当认真研究、充分协商，提出拟办意见，报请主要校领导、分管校领导批示。
3.紧急公文应当明确办理时限。党政办应当及时办理，在规定时限内办理完毕。
4.对综合性公文，党政办主任与相关校领导沟通后，再提出拟办意见。
五、呈批。将提出拟办意见的公文，及时呈送校领导阅读批示。呈批分为按顺序呈批、分送呈批。
1.按顺序呈批。应当按照特定顺序依次送多位校领导阅批公文，包括正传、倒传、回传、专传等。上级机关的来文，一般按照校领导班子排序，由前往后依次呈批；其他机关的来文，一般按照校领导班子排序，由后往前依次呈批。对主要校领导作出需要贯彻落实的批示，应当将其批示回传，送已经阅批过的分管校领导负责落实或再次批示有关部门落实。绝密级公文或对保密要求特别严格的公文应当专传，指定专人负责将公文在规定时间内送有关校领导阅批。
2.分送呈批。有多位相关校领导并且时限特别紧急的公文，或者内容较多、阅读耗时长的阅知性公文，应当将公文同时分别呈送相关校领导阅批。
3.公文在校领导之间进行传阅批示过程中，应当严格履行登记和交接手续，注明传送时间、签收人、退回时间。党政办应当随时掌握公文去向和进度、控制传批周期、确保传批安全，不得横传、漏传和误传，严防失泄密、严防丢失。
4.公文在传阅批示时，应当根据紧急程度适时提醒校领导作出批示。校领导不在机关时，对重要紧急公文应当在保密的前提下及时电话请示，按嘱示意见办理。
六、交办。校领导对公文作出批示后，党政办应当将校领导批示或批示复印件交承办部门办理。
1.根据领导批示，党政办通知承办单位到阅文室查阅文件。非涉密公文填写借阅登记，两日内填写承办意见后返还；涉密公文由承办单位负责人到阅文室阅览，填写承办意见。
2.承办单位对交办的公文应当及时办理，属于单位职权范围内可以答复的事项，承办单位应当直接答复；需要2个以上部门办理的，应当明确主办部门，涉及其他单位职权范围内的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；需报请校领导审批的事项，承办单位应当提出处理意见。
承办部门对公文批办意见有异议的，应注明意见并及时与党政办主任进行沟通，形成一致意见后，按程序重新办理。
对紧急并有时限要求的公文应当按时限要求办理完毕。需要反馈落实情况的，承办单位应当及时反馈。
七、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促有关单位部门按期办结并反馈情况。应当区分情况适时催办，注意沟通协调，记载催办情况。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，并及时向批示校领导汇报办结情况。
八、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答复可采取书面答复和口头答复形式。书面答复应当制发答复公文，报经主要校领导批准，以批复等形式发来文单位，或者将校领导批示复印件发来文单位。口头答复应当将答复意见电话告知来文单位，或者当面答复来文单位，对答复意见和情况应当详细记载。
九、办结。各类公文经承办、呈批、交办、答复和反馈办理结果后，应当及时将办理过程和办理情况进行登记，注明办结。
十、文件传阅、办理完成后，完整收回归档。
十一、学校其他职能部门收到的文件由收文部门处理。